CG Today : ประชุมผู้ถือหุ้นออนไลน์ E-AGM “สิทธิของคุณมีค่ากว่าที่คิด”

ก้าวเข้าสู่เดือนมกราคมถึงเดือนเมษายนของทุกปี บริษัทจดทะเบียนจำนวนมากจะเข้าสู่ฤดูกาล “ประชุมสามัญผู้ถือหุ้น” ซึ่งเป็นช่วงเวลาสำคัญที่ผู้ถือหุ้นจะได้ใช้สิทธิในการรับฟัง ตรวจสอบ และลงมติในเรื่องสำคัญของบริษัท เช่น ผลประกอบการ ค่าตอบแทนกรรมการ การแต่งตั้งผู้สอบบัญชี หรือแม้กระทั่งวาระที่อาจส่งผลต่ออนาคตของบริษัทโดยตรง

ด้วยเทคโนโลยีที่พัฒนาไปอย่างรวดเร็ว การประชุมผู้ถือหุ้นในปัจจุบันจึงไม่ได้จำกัดอยู่แค่ “ห้องประชุม” อีกต่อไป แต่เปิดกว้างสู่รูปแบบใหม่คือ ประชุมผู้ถือหุ้นผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (E-AGM) ซึ่งทั้งสะดวก เข้าถึงง่าย และยังคงไว้ซึ่งหลักธรรมาภิบาลและความโปร่งใสอย่างครบถ้วน

หลายคนอาจกังวลว่า E-AGM จะไม่ปลอดภัยหรืออาจถูกแทรกแซง แต่ในความจริงแล้ว ระบบ E-AGM ที่ได้รับอนุญาตจะต้องมีมาตรฐานด้านความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศ (Information Security) ตามข้อกำหนดของสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่การเข้ารหัสข้อมูล การพิสูจน์ตัวตน (Authentication) ไปจนถึงการเก็บข้อมูลเสียง-ภาพเพื่อเป็นหลักฐานตามกฎหมาย

เพื่อให้การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและรักษาสิทธิของผู้ถือหุ้นไว้ได้อย่างครบถ้วน สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) ได้จัดทำ คู่มือการจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นแนวทางที่สำคัญในการยกระดับความเชื่อมั่นและการกำกับดูแลที่ดีของบริษัทจดทะเบียน

มาตรฐานสำคัญอ้างอิงจากคู่มือของ ETDA

• การยืนยันตัวตนของผู้เข้าร่วมประชุม (Authentication)
  ต้องสามารถตรวจสอบและยืนยันตัวตนของผู้ถือหุ้นได้อย่างถูกต้อง เช่น ผ่านรหัส OTP, บัตรประชาชน, หรือการตรวจสอบฐานข้อมูลกรมการปกครอง (DOPA)
• การลงคะแนนเสียงแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Voting)
  ต้องมีระบบโหวตที่ปลอดภัย รองรับทั้งการโหวตล่วงหน้า มอบฉันทะ และการลงคะแนนในที่ประชุม โดยผู้ถือหุ้นสามารถเลือกมอบฉันทะให้กับบุคคลทั่วไปหรือกรรมการอิสระได้ตามแบบ ก ข ค
• การถาม-ตอบ (Q&A)
  ผู้ถือหุ้นสามารถส่งคำถามล่วงหน้าหรือถามสดระหว่างการประชุม ระบบต้องจัดคิวคำถาม เปิดเผยต่อที่ประชุม และให้กรรมการหรือผู้บริหารตอบในที่ประชุมตามหลักการธรรมาภิบาล
• การจัดเก็บข้อมูล (Data Record)
  ระบบต้องมีการจัดเก็บเสียงหรือภาพของการประชุมตามวาระอย่างครบถ้วน เพื่อเป็นหลักฐานในกรณีที่มีการตรวจสอบในภายหลัง
• ความปลอดภัยของระบบ (Cybersecurity)
  ผู้ให้บริการต้องปฏิบัติตามมาตรฐานความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศ เช่น ISO/IEC 27001 เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของผู้ถือหุ้นจะไม่ถูกละเมิด

ระบบ E-Proxy Voting โหวตออนไลน์ได้ง่าย แม้ไม่เข้าร่วมประชุม

เพื่ออำนวยความสะดวกให้ผู้ถือหุ้นที่ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมด้วยตนเองได้ TSD (บริษัท ศูนย์รับฝากหลักทรัพย์ฯ) ได้พัฒนาแพลตฟอร์ม E-Proxy Voting ซึ่งเป็นระบบให้ผู้ถือหุ้นสามารถ มอบฉันทะและลงคะแนนเสียงล่วงหน้า ได้อย่างสะดวกผ่านระบบออนไลน์

จุดเด่นของ E-Proxy Voting

• ผู้ถือหุ้นสามารถมอบฉันทะให้บุคคลที่ตนเลือก หรือให้กรรมการอิสระที่บริษัทเสนอชื่อไว้ ได้โดยไม่ต้องส่งเอกสารทางไปรษณีย์
• สามารถเลือกลงคะแนนเสียงในแต่ละวาระได้ล่วงหน้า ผ่านระบบออนไลน์ที่ปลอดภัย
• เชื่อมโยงกับระบบ TSD ทำให้ข้อมูลผู้ถือหุ้นและจำนวนหุ้นมีความถูกต้องแม่นยำ
• รองรับทั้งบุคคลธรรมดาและนิติบุคคล
• เข้าถึงได้ง่ายผ่านเว็บไซต์ของ TSD โดยไม่ต้องดาวน์โหลดโปรแกรม

ระบบนี้ช่วยให้ผู้ถือหุ้นยังสามารถใช้สิทธิ์ของตนได้อย่างเต็มที่ แม้จะไม่เข้าร่วมประชุมด้วยตนเอง และยังส่งเสริมการมีส่วนร่วมที่โปร่งใสและตรวจสอบได้

• ในปี 2566 มีบริษัทจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ที่จัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้น (AGM) จำนวน 753 บริษัท
• ในจำนวนนี้ มีบริษัทจดทะเบียน 577 แห่ง หรือประมาณร้อยละ 77 จัดประชุมผู้ถือหุ้นในรูปแบบ E-AGM (ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์) แบบเต็มรูปแบบ และอีก 54 บริษัท หรือประมาณร้อยละ 7 เลือกใช้รูปแบบ Hybrid ซึ่งผสมผสานระหว่างการประชุมออนไลน์และออนไซต์ควบคู่กัน

การเพิ่มขึ้นของจำนวนบริษัทที่ใช้ E-AGM สะท้อนให้เห็นว่า รูปแบบการประชุมออนไลน์ได้รับการยอมรับในวงกว้าง และกลายเป็นทางเลือกหลักที่ช่วยให้ผู้ถือหุ้นสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายและมีโอกาสมีส่วนร่วมมากขึ้น

นอกจากนี้ยังมีการปรับปรุงกระบวนการต่าง ๆ ให้คล่องตัวขึ้น เช่น การลงทะเบียนออนไลน์ การแสดงตัวตนล่วงหน้า การแจ้งผลโหวตแบบเรียลไทม์ และการรวบรวมคำถามผู้ถือหุ้นผ่านระบบอัตโนมัติ

ผู้ให้บริการ E-AGM: DAP e-Shareholder Meeting

จุดเด่นของระบบ DAP e-Shareholder Meeting:

• ได้รับการรับรองจาก ETDA และเป็นไปตาม พ.ร.ก.ประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563
• ใช้งานง่ายผ่านคอมพิวเตอร์ หรือ Tablet ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม
• ครอบคลุมทุกขั้นตอน ตั้งแต่ลงทะเบียน มอบฉันทะ โหวต จนถึงสรุปผล
• เชื่อมโยงระบบของ SET และ TSD ทำให้ข้อมูลผู้ถือหุ้นถูกต้อง
• ผู้ถือหุ้นสามารถโหวตและถามคำถามแบบเรียลไทม์ได้
• เหมาะกับบริษัทจดทะเบียนที่ต้องการระบบครบวงจร โปร่งใส และปลอดภัย

แม้ระบบจะดีเพียงใด แต่ “หัวใจ” ของการประชุมคือ ผู้ถือหุ้น นี่คือสิ่งที่คุณควรทำ

• อ่านหนังสือเชิญประชุมล่วงหน้า: ตรวจสอบวาระ รายงานทางการเงิน และข้อเสนอของกรรมการ
• ส่งคำถามหรือความเห็น: ระบบ E-AGM ส่วนใหญ่เปิดให้ผู้ถือหุ้นถามล่วงหน้า หรือถามสดในที่ประชุม
• โหวตอย่างรับผิดชอบ: อย่าเพิกเฉยต่อสิทธิในการโหวต เพราะคะแนนเสียงของคุณอาจส่งผลต่อทิศทางของบริษัท
• ตั้งข้อสังเกตเชิงสร้างสรรค์: เช่น ถามเกี่ยวกับผลประกอบการ แนวทาง ESG หรือการพัฒนาองค์กร

“ ผู้ถือหุ้นไม่ใช่แค่เจ้าของหุ้น แต่คือเจ้าของบริษัท คำถามของคุณอาจเปลี่ยนแนวทางการบริหารได้ ”

ประชุมผู้ถือหุ้นออนไลน์อาจดูเหมือนคลิกแค่ไม่กี่ปุ่มบนหน้าจอ แต่เบื้องหลังนั้นคือสิทธิที่คุณควรใช้ให้เต็มที่ เพราะการมีส่วนร่วมของคุณในฐานะเจ้าของบริษัทจะส่งผลต่ออนาคตของธุรกิจที่คุณลงทุนอยู่

อย่าปล่อยให้เทคโนโลยีทำหน้าที่แทนคุณทั้งหมด  ใช้สิทธิ ถามคำถาม และโหวตอย่างมีสติ เพื่อให้การประชุม E-AGM ไม่ใช่แค่การประชุมออนไลน์ แต่เป็นการขับเคลื่อนบริษัทสู่อนาคตอย่างมีส่วนร่วม

เอกสารอ้างอิง:
คู่มือการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ETDA
SET Article 195 – E-AGM: ประชุมผู้ถือหุ้นออนไลน์ยังไงให้มีส่วนร่วม
E-Proxy Voting

ฝ่ายพัฒนาธุรกิจเพื่อความยั่งยืน
ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย